Fattene una ragione, la fattura elettronica è un obbligo e dal 1° gennaio 2019 dovrai usarla. Quindi, meglio che la conosci altrimenti ti costerà una pacca di soldi.

Se ti informi, tutti ti diranno che è un'occasione per automatizzare il tuo ciclo documentale... balle ! Tu sei piccolo e il tuo ciclo documentale è solo una rogna. Ciò non toglie che informatizzare le fatture ti tornerebbe buono, quanto meno per mettere ordine alle scartoffie.

Ora, bando alle ciance, e cerchiamo di capire cos'è sta famigerata fatturazione elettronica: la fattura elettronica è un file xml ovvero un file strutturato contenente tutte le info tipiche di una fattura/parcella/nota di credito etc, Non sai cos'è un file xml ? Beh, di sicuro non te lo spieghiamo noi ma, in ogni caso, ciò implica che non potrai redigere una fattura usando Excel o Word ma dovrai affidarti ad un software ad hoc: sul mercato ce ne sono già molti e ce ne saranno sempre di più, non costano molto (non spenderai più di 50 € all'anno) e quindi il problema è solo scegliere quello giusto.

Torniamo al nocciolo della questione ovvero la fattura elettronica; una volta creato il file xml devi:

1. firmarlo elettronicamente usando la tua smart card e quei simpatici aggeggini chiamati lettori di smart card almenochè tu non sia un figo e disponi di un token di firma
2. inviarlo al sistema di interscambio (SDI), ovvero al sistema dell'Agenzia delle Entrate che provvede a smistare al destinatario la tua fattura elettronica
3. verificare il procedere dell'iter della fattura elettronica visionando le ricevute che il sistema di interscambio ti invierà
4. conservare a norma per 10 anni la fattura in formato xml.p7m, ovvero l'xml dopo essere stato firmato digitalmente, e le relative ricevute

Se opterai per un software, e non prenderai un bidone, il punto 1, 2 e 4 verranno espletati dal software stesso mentre per il punto 3 dovrai (solo) tenere d'occhio le info che ti comunicherà che il tuo software.

Ti chiederai, e se non l'hai fatto ti conviene farlo: ma che domanda stupida mi devo fare ? Indicherò il suo codice fiscale/partita iva, la denominazione e il suo indirizzo: via, città, cap, provincia... le solite info insomma.

Sbagliato ! Queste info non bastano in quanto devi indicare anche l'indirizzo elettronico di destinazione ovvero l'indirizzo elettronico ove il tuo cliente riceverà la fattura.

Nel caso di Pubblica Amministrazione, dovresti già sapere, altrimenti te lo diciamo adesso, che l'indirizzo è un codice di 6 caratteri che, se non lo conosci, lo puoi cercare nell'Ipa (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) cliccando qui

Invece, nel caso di privato, ci sono tre possibilità, a seconda delle preferenze del tuo cliente:

• la Pec (quella brutta bestia che tu non consulti mai) ovvero l'indirizzo di posta certificata
• un codice di 7 caratteri
• il codice 0000000 (guarda caso 7 volte zero) nel caso il tuo cliente non ti avesse comunicato niente oppure fosse un privato privo di Partita Iva

Immaginiamo che stai pensando: metto sempre 0000000 e festa finita. Sbagliato un'altra volta ! In questo caso, devi avvisare il tuo cliente in quanto la fattura elettronica finirà nel suo cassetto fiscale (altra brutta bestia che tu non consulti mai) e se lui non andrà a consultarla non verrai pagato. Quindi, anche se è una rottura di scatole, ti consigliamo di recuperare la pec o il codice di 7 caratteri associati al tuo cliente cosicché l'invio al sistema di interscambio certificherà la tua fattura.

Meglio conosciuto come lo SDI, il Sistema di Intercambio è quell'oggetto misterioso sviluppato da Sogei, la software house del Ministero dell'Economia e delle Finanze.

In pratica è il "sito internet" a cui devi inviare e da cui ricevi le fatture elettroniche. Come tecnicamente lo faccia penso che non ti interessi mentre ti interessa di sicuro sapere che tutti i dati delle fatture elettroniche in transito, vengono memorizzati in un enorme archivio in modo che l'Agenzia delle Entrate possa automaticamente effettuare le verifiche, ovvero farla franca adesso diventa più complicato per la gioia di tutti gli operatori economici onesti.

Oltre al servizio di postino elettronico, il Sistema di Interscambio consente di ovviare a tutte le incombenze che ti sono piovute addosso, in particolare la rogna della conservazione a norma per 10 anni: clicca qui per le istruzioni.

Inoltre, una volta tanto, il Ministero l'ha pensata e l'ha fatta bene, visto che ti consente di specificare il canale, pec o codice di 7 caratteri, che vuoi utilizzare per ricevere le fatture elettroniche: clicca qui per tutte le istruzioni. Tale registrazione fa si che la fattura ti arrivi anche se il tuo fornitore non conosce il tuo indirizzo, l'importante è che non sbagli la tua partita iva ma in tal caso non c'è intelligenza artificiale che ti possa salvare.

Ebbene si... le fatture sono diventate elettroniche, la carta inizierà a scomparire ma i tuoi fornitori continueranno a inviarti le tue fatture di acquisto e tu dovrai pagarle, cambiano i tempi ma le incombenze sono sempre le stesse.

Vediamo se indovini: come pensi che ti arriveranno queste famigerate fatture elettroniche ? Indovina indovinello la risposta è sempre quella ovvero mediante il Sistema di Interscambio.

Nella fattispecie, una copia ti verrà depositata nel tuo cassetto fiscale e una copia ti verrà inviata all'indirizzo indicato nella fattura ovvero alla famigerata coppia codice di 7 caratteri oppure la pec, nel caso il fornitore l'abbia indicato.

Ora, se hai capito come funziona, è il momento di scegliere:

• se ti è sufficiente l'utilizzo del cassetto fiscale allora sei già a posto
• se vuoi ricevere la fattura elettronica attraverso un tuo canale di preferenza, lo devi comunicare a tutti (ma proprio tutti) i tuoi fornitori così, se ad esempio gli comunichi la tua pec, tutte le fatture elettroniche di acquisto ti arriveranno nella tua pec.

Tutto semplice ? Neanche per scherzo ! Se il fornitore, si dimentica o sbaglia di indicare il tuo canale di recapito, la fattura elettronica potrai consultarla solo attraverso il cassetto fiscale. Per ovviare a tale inconveniente ti consigliamo di registrare il tuo canale per ricevere le fatture elettroniche mediante il portale del Sistema di Intercambio (trovi qui tutte le istruzioni).